Charte des données personnelles des clients
1. Engagement de l'Hôtel en faveur de protection de la vie privée
Votre complète satisfaction et votre confiance en l'Hôtel sont essentielles pour nous.
C'est pourquoi, dans le cadre de notre engagement à répondre à vos attentes, nous avons mis en œuvre (et cela déjà bien avant le très attendu RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données ;-) ) une politique de protection de vos données personnelles. Cette charte matérialise nos engagements envers vous et décrit les modalités suivant lesquelles l'Hôtel utilise les données personnelles vous concernant.
2. Champ d'application
Dans la présente charte, l'Hôtel signifie :
La société Au Nouvel Hôtel Lyon, qui exploite l'Hôtel Bel Oranger, ayant son siège social au 9 rue d'Austerlitz, 75012 Paris, France.
l'Hôtel traite vos données pour gérer sa relation contractuelle avec vous (facturation, paiement, gestion des réservations, etc.), pour effectuer des activités de marketing et pour se conformer à ses obligations légales.
3. Principes en matières de protection de vos données personnelles
Conformément aux réglementations en vigueur, en particulier le Règlement Général sur la Protection des Données adopté en Europe, nous avons établi les principes suivants pour le traitement de vos données au sein de notre Hôtel :
Licéité: nous n’utilisons des données personnelles que si :
Nous avons obtenu le consentement de la personne, OU
cela est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel la personne est partie, OU
cela est nécessaire pour le respect d’une obligation légale, OU
cela est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne, OU
nous poursuivons un intérêt légitime en utilisant des données personnelles et cette utilisation ne porte pas atteinte aux libertés et aux intérêts de la personne.
Loyauté : nous vous expliquons en quoi nous sont utiles les données personnelles que nous collectons
Finalités déterminées et minimisation des données: nous ne collectons que les données personnelles qui nous sont réellement nécessaires. Si nous pouvons atteindre le même résultat en utilisant moins de données personnelles, alors nous nous assurons de n’utiliser que ces seules données.
Transparence: nous informons les personnes concernées de la manière dont nous utilisons leurs données.
Nous facilitons l’exercice de leurs droits par les personnes concernées : accès aux données, rectification et effacement des données et opposition au traitement des données.
Durées de conservation : nous ne conservons les données personnelles que pour des durées limitées.
Nous assurons la sécurité des données personnelles, c’est-à-dire leur intégrité et leur confidentialité.
Si un tiers doit utiliser des données personnelles, nous nous assurons que celui-ci est en mesure de protéger les données personnelles.
Si les données personnelles doivent être transférées en dehors de l’Union européenne, nous nous assurons que ce transfert est encadré par les dispositifs juridiques appropriés.
Si des données personnelles sont compromises (perdues, volées, endommagées, indisponibles…), nous notifions cette violation aux autorités de protection des données compétentes et aux personnes concernées, si la violation est susceptible de générer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes.
Pour toute question sur les principes de protection des données, veuillez nous contacter par mail à l'adresse hotel@beloranger.com
4. Quelles sont les données collectées?
A divers moments, nous sommes amenés à collecter des informations vous concernant ou concernant les personnes vous accompagnant, notamment :
des coordonnées (par exemple nom, prénom, n° de téléphone, email) ;
des informations personnelles (par exemple date de naissance, nationalité) ;
des informations sur vos enfants (par exemple prénom, date de naissance, âge) ;
votre n° de carte de crédit, (à des fins de transaction et de réservation) ;
des informations figurant sur un titre d’identité (par exemple carte d’identité, passeport ou permis de conduire) ;
vos dates d’arrivée et de départ ;
vos préférences et centres d’intérêts (par exemple chambre fumeur ou non, étage préféré, type de literie, type de presse écrite lue, sports, intérêts culturels, préférences alimentaires et de boissons, etc.) ;
vos questions/commentaires, durant ou suite à un séjour dans l’Hôtel ;
des informations techniques et de localisations générées dans le cadre de l’utilisation de notre site internet.
La collecte d’informations sur des personnes de moins de 16 ans est limitée à leurs seuls nom, nationalité et date de naissance, qui ne peuvent nous être fournis que par un adulte. Nous vous remercions de vous assurer que vos enfants ne nous transmettent aucune donnée personnelle sans votre autorisation (notamment via Internet). Dans l’hypothèse où une telle transmission aurait lieu, vous pouvez contacter le Département Protection des Données Personnelles (voir l’article « Vos droits » ci-dessous) afin que ces informations soient supprimées.
5. A quelles occasions sont-elles collectées?
Les données personnelles peuvent être collectées à différentes occasions, notamment :
Activités hôtelières :
Réservation d’une chambre ;
Enregistrement et règlement ;
Séjour à l’hôtel et services proposés dans le secteur du séjour ;
Consommation au bar de l’hôtel durant un séjour ;
Demandes, réclamations et/ou litiges.
Participation à des programmes ou animations marketing :
Contribution à des enquêtes de satisfaction ;
Transmission d’informations en provenance de tiers :
Tours opérateurs, agences de voyage (en ligne ou non), systèmes de réservation par GDS et autres ;
Activités Internet :
Formulaires de collecte en ligne (réservation en ligne, questionnaires).
6. Pour quelles finalités sont-elles collectées et pour quelle durée sont-elles conservées ?
Afin de remplir nos obligation vis-à-vis de nos clients, de gérer les réservations et en particulier établir et conserver les documents légaux en conformité avec les normes comptables en vigueur et sur les bases suivantes :
Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie.
Traitement nécessaire pour se conformer à une obligation légale.
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés.
Vos données sont conservées 10 ans.
Afin de gérer votre séjour à l'hôtel et sur les bases suivantes :
Traitement nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie.
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés.
Vos données sont conservées pour la durée de votre séjour.
Afin de gestion interne de liste de clients ayant eu un comportement inapproprié lors de leur séjour à l’hôtel (agressions et incivilités, non-respect du contrat hôtelier, non-respect des règles de sécurité, vols, dégradations et vandalisme ou incidents de règlement) et sur les bases suivantes :
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités et à vous fournir les produits et services demandés.
Traitement nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime consistant à gérer nos activités, à réaliser des prestations informatiques, d’administration et de sécurité des réseaux afin de prévenir la fraude.
Vos données sont conservées 10 ans.
7. Conditions d'accès par des tiers à vos données personnelles
Dans le cadre de son activité, l'Hôtel doit partager vos données personnelles avec des destinataires internes et externes dans les conditions suivantes :
Nous partageons vos données avec un nombre limité de personnes et de services autorisés de l'hôtel, afin de vous offrir la meilleure expérience possible. Les équipes suivantes peuvent accéder à vos données :
Personnel hôtelier ;
Personnels de réservation utilisant les outils de réservation ;
Services Informatiques ;
Partenaires commerciaux et services marketing ;
Services médicaux éventuellement ;
Généralement, toute personne appropriée de l'Hôtel pour certaines catégories spécifiques de données personnelles.
Avec des fournisseurs prestataires de services et partenaires : vos données personnelles peuvent être transmises à un tiers dans le but de vous fournir des services et d’améliorer votre séjour, notamment : Prestataires de services externes : Sous- traitant informatique, centres d’appels internationaux, banques, émetteurs de carte de crédit, avocats externes, routeurs, imprimeurs.
Autorités locales : nous pouvons aussi être amenés à transmettre vos informations aux autorités locales, si cela est exigé par la loi ou dans le cadre d’une enquête et conformément à la réglementation locale.
8. Sécurité des données
L'Hôtel prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées, conformément aux dispositions légales applicables (en particulier l’article 32 du RGPD), pour protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte ou l’altération, l’utilisation détournée et l’accès non autorisé, la modification ou la divulgation, que ces actions soient illicites ou accidentelles. À cette fin, nous avons mis en place des mesures techniques (telles que des pare-feux) et des mesures organisationnelles (telles qu’un système d’identifiant / de mot de passe, des moyens de protection physique, etc…) afin d’assurer la constante confidentialité, intégrité, disponibilité et résilience des systèmes et des services de traitement. Lorsque vous transmettez des informations concernant votre carte de crédit lors de votre réservation, une technologie de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) permet de sécuriser vos transactions. Des mesures organisationnelles assurent la sécurité du traitement.
9. Cookies et autres traceurs
L'Hôtel utilise des cookies et d’autres traceurs sur son site internet. Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces traceurs par l'Hôtel et pour les paramétrer, veuillez consulter notre politique relative aux traceurs depuis le lien « Cookies » présent en pied de page de notre site.
10. Vos droits
Vous avez le droit d’obtenir des informations et d’accéder à vos données personnelles collectées par l'Hôtel, sous réserve des dispositions légales applicables.
Vous avez également le droit de faire rectifier vos données, de les faire effacer ou d’en limiter le traitement. De plus, vous avez le droit à la portabilité de vos données et le droit de définir des instructions pour le traitement de vos données après votre mort (le plus tard possible !).
Si vous souhaitez exercer ces droits, contactez directement le département en charge des données personnelles pour l'Hôtel par courrier électronique à l’adresse hotel@beloranger.com ou en écrivant à l’adresse suivante :
Hôtel Bel Oranger
Département Protection des Données Personnelles
9 rue d'Austerlitz
75012 Paris, FRANCE
Dans un souci de confidentialité et de protection de vos données personnelles, nous devrons vous identifier afin de répondre à votre requête. Pour cela, en cas de doutes raisonnables sur votre identité, il pourra vous être demandé de joindre à l’appui de votre demande, la copie d’un document officiel d’identité, tel qu’un carte d’identité ou un passeport. En ce cas la copie recto noir et blanc de l’un de ces documents suffit.
Toutes les demandes seront traitées dans les meilleurs délais et en conformité avec la loi applicable.
11. Mises à jour
Nous pouvons modifier la présente charte périodiquement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement cette charte notamment lors d’une réservation.